Introdução
O que é?
O fluxo de caixa é uma das ferramentas essenciais para garantir a boa gestão financeira e o equilíbrio do seu negócio. Seu fundamento está no registro das movimentações financeiras (entradas, saídas, contas a pagar e a receber). Mais do que um controle, o fluxo de caixa tem um papel estratégico, possibilitando somar o controle do dia a dia com o planejamento futuro, o que gera embasamento para a tomada de decisões e implementação de ações buscando melhores resultados.
Quais os benefícios?
Com a gestão do fluxo de caixa é possível manter controle sobre os registros dos recursos financeiro, identificar as sobras e as necessidades de caixa, gerando assim informações para a atingir o equilíbrio financeiro. Em um cenário de equilíbrio, as entradas e saídas de dinheiro do negócio estão equilibradas: em relação a valores o montante de entradas tende a aumentar em relação ao de saídas, e em relação a prazos, temos ajustados os prazos de recebimento dos clientes e os de pagamento dos fornecedores.
Equilíbrio Financeiro!
O objetivo do fluxo de caixa é assegurar a manutenção do equilíbrio das finanças, o que permite gerar um cenário de sustentabilidade para o desenvolvimento do seu negócio. Para atingir este objetivo é preciso contar com conhecimento, métodos e ferramentas.
Passo a Passo
Como fazer?
Neste guia preparamos um passo a passo com as principais etapas necessárias para implementação da gestão do fluxo de caixa no seu negócio.
1. DEFINIR O PLANO DE CONTAS
A primeira etapa para a implementação da gestão do seu fluxo de caixa é definir o plano de contas gerencial do seu negócio. O plano de contas é uma lista de categorias, das receitas e despesas, que classifica as suas movimentações financeiras.
Importante
O plano de contas gerencial é diferente do plano de contas contábil utilizado por escritórios de contabilidade para fins de registro e demonstração contábil. Seu objetivo é atender as características específicas do negócio e promover uma melhor organização.
O plano de contas gerencial pode ser estruturado considerando as seguintes categorias:
Receitas:
| Categoria | Descrição |
| Vendas | Recebimentos relacionadas às vendas de produtos e serviços. |
| Outras | Recebimentos que não estão relacionadas às atividades principais do negócio. |
| Financeiras | Recebimentos de atividades financeiras, como empréstimos e aplicações financeiras. |
| Investimentos | Recebimentos proveniente da venda de ativos da empresa, como imóveis e veículos. |
Despesas:
| Categoria | Descrição |
| Impostos | Gastos relacionadas à impostos. |
| Custos Variáveis | Gastos que aumentam conforme as vendas, como matérias primas e insumos de produção. |
| Custos Fixos | Gastos que não variam conforme vendas, como salários e custos administrativos. |
| Financeiras | Gastos com serviços financeiros, como juros, parcelas, taxas bancárias e etc. |
| Investimentos | Gastos para aquisição de ativos imóveis, veículos, terrenos e etc. |
2. REALIZAR O CONTROLE DE CAIXA
Com a definição do plano de contas, a segunda etapa é realizar o controle do fluxo de caixa. O controle é feito através dos dados das movimentações dos recursos financeiros da empresa e classificando com base na definições do plano de contas. Este controle normalmente é realizado diariamente, no momento em que os fatos são realizados, através das Entradas (Receitas) e as Saídas (Despesas). Nesta função do controle, temos as informações do caixa disponível. Para completar, podemos agregar o controle das Contas a Receber (Previsão de Receitas) e Contas a Pagar (Previsão de Despesas). Esses dois conceitos estão relacionados ao planejamento financeiro da empresa, são as previsões dos negócios que estão em andamento, do que deve entrar e sair do caixa. Normalmente estes lançamentos são realizado semanalmente, tentando antecipar no mínimo três meses à frente. Somando o caixa disponível aos movimentos previstos, temos uma visão das sobras ou necessidades.
As entradas e saídas são fatos que já ocorreram, então permitem ter informações do Realizado para o caixa. As contas a pagar e a receber, são fatos que não ocorreram, permitem olhar para o futuro tendo dimensão do que está Previsto para o caixa. A soma destas duas visões é uma dimensão Gerencial, onde, contando com o que foi realizado e com o que está previsto, é possível analisar cenários para o caixa futuro.
Trabalhando estas três formas, ampliasse a visão do processo financeiro do negócio, com informações adequadas para assegurar decisões assertivas, minimizando erros, fazendo correções necessárias e uma melhor gestão.
3. ANÁLISE GERENCIAL
A terceira etapa é realizar uma análise dos itens de controle, e avaliar a situação atual e perspectivas para o fluxo de caixa. Com o controle diário e semanal das movimentações financeiras, a análise tem por objetivo checar os lançamentos conforme alguns pontos:
Vencimentos
Monitorar diariamente os lançamentos previstos e vencidos, analisando credores e devedores
Comportamento
Avaliar os períodos do mês de maior concentração de pagamentos e recebimentos e os prazos médios negociados para pagamento e recebimento
Projeções
Projetar as sobras e necessidades, identificando períodos de maior ou menor liquidez
Geradores e ofensores
Identificar as categorias e contas de receita e despesas que geram maior impacto no caixa
Resultado
Realizar um fechamento mensal avaliando a geração de caixa do negócio e disponibilidades
4. TOMAR AÇÕES DE MANUTENÇÃO
O equilíbrio financeiro é resultado da implementação de um bom planejamento, de controles adequados e de decisões assertivas. No último passo temos o processo que busca assegurar o atingimento dos objetivos do fluxo de caixa, através de ações que façam a manutenção do equilíbrio financeiro. Como exemplo de ações de manutenção podemos citar a adequação de prazos com clientes e fornecedores (política comercial e de compras), a redução de custos, o provisionamento em meses anteriores e a cobrança de recebimentos em atraso. Para tomar boas decisões precisamos ter controles confiáveis, análise assertivas e conhecimento em gestão. Além disto, é importante estar atento a algumas situações que podem gerar armadilhas e comprometer o equilíbrio do caixa:
- A redução de vendas, ou mesmo o aumento sem o devido fôlego financeiro
- Compras de longo prazo e recebimento em curto prazo gerando sobras de caixa
- Atraso no recebimento, alta taxa de inadimplência, queda repentina nas vendas
- Antecipação excessiva de vendas e de recebimentos de títulos a vencer