Introdução
O que é?
Gestão de custos é a área em finanças empresariais que engloba ferramentas que auxiliam no entendimento da estrutura de custos e como estes influenciam o resultado do negócio. A gestão de custos é uma área decisiva para qualquer negócio, tanto no que diz respeito a análise interna e as decisões deste ambiente, quanto para o posicionamento frente ao mercado competitivo.
Quais os benefícios?
A gestão de custos é um dos pilares fundamentais para o entendimento do modelo de negócio através dos custos e despesas, o que está vinculado diretamente com as atividades produtivas e suas derivações. Funciona como um extrato monetário de como o negócio funciona e evidência pontos importantes de como melhorar este modelo no sentido de um melhor resultado financeiro.
O objetivo de qualquer empresa é dar lucro!
Muitos negócios deixam de ser tão rentáveis quanto poderiam por falta de gestão.
A gestão de custos é decisiva neste aspecto pois busca a maximização do lucro através de um olhar detalhado para a estrutura financeira relacionado ao resultado do negócio.
Passo a Passo
Como fazer?
Neste guia preparamos um passo a passo com as etapas necessárias para realizar a gestão de custos no seu negócio. Para isto iremos utilizar duas ferramentas essências à gestão de custos: A análise de margem de contribuição e a análise do ponto de equilíbrio.
1. ENTENDENDO A ESTRUTURA DO RESULTADO
O primeiro passo para aplicar estas ferramentas é olharmos para dentro do nosso negócio e entendermos melhor a estruturado do resultado. O resultado é decorrente da estrutura de receitas e custos do negócio. Em uma visão vertical do resultado temos:
Receita: é o valor resultante da quantidade vendida e do preço de vendas praticado.
Custo Variável: são os custos que aumentam ou diminuem diretamente conforme a quantidade produzida ou vendida. Normalmente são matérias-primas ou consumíveis em geral.
Custos Fixos: são custos que não dependem da quantidade produzida ou vendida. Pode-se dizer que são custos para manter as “estruturas” da empresa, por exemplo o aluguel e Salários
Resultado: A receita menos o total de custos é o resultado. O lucro ou prejuízo.
A estrutura de resultado pode ser vista também através da receita menos a soma dos custos variáveis, individuais de cada produto ou serviço e o custo fixo do negócio. Nesta visão “explodida” é possível entender como trabalhar para melhorar o resultado do negócio.
Para maximar o lucro do negócio, precisamos encontrar o melhor mix, ou seja, determinar o conjunto de produtos e serviços que permitirá à obtenção do melhor resultado. Para isto uma importante ferramenta é a análise de margem de contribuição.
2. ANÁLISE DE MARGEM DE CONTRIBUIÇÃO
A margem de contribuição do negócio é o valor residual resultante da dedução dos Custos diretos (variáveis) da Receita de Vendas total. Este é o valor que sobra para pagar os custos fixos da empresa, sendo a sobra desta operação o lucro. Para seu cálculo utilizam-se as equações:
MC ($) = Receita de Vendas – Custo Variável
Outra forma é olharmos a margem de contribuição percentual, ou seja, o quanto da receita sobra em percentual após deduzirmos os custos variáveis.
IMC (índice da Margem de contribuição – %) = MC ÷ Receita de Vendas
Através da visão unitária de como cada produto ou serviço contribuem para o resultado do negócio podemos ter uma visão da margem de contribuição unitário, que em sua soma, ou média no caso do índice da margem de contribuição, mostrarão ponto de melhoria para o mix.
Em um cenário onde o custo fixo se mantém inalterado, quanto maior a margem de contribuição, maior o resultado. Quanto menor, menor o resultado. Desta forma, a análise de margem de contribuição nos mostra quais são os produtos e serviços que mais contribuem e os que menos contribuem para o resultado do negócio, sendo uma importante ferramenta para tomar decisões.
. Em um exemplo prático utilizando o cruzamento entre a margem de contribuição e a participação nas vendas pode ser realizada uma análise de o quanto efetivamente o produto ou serviço contribuem para o resultado
Com estas informações pode-se utilizar de uma disposição visual onde podem ser estabelecidos critérios para a gestão do mix de produtos, observando também aspectos estratégicos destes. O posicionamento demonstra uma análise visual do nível de rentabilidade dos itens do portfólio e assim podem ser definidas algumas estratégias para os quadrantes:
Eliminar: baixa MCU % e baixa participação nas vendas que provavelmente não contribuem de forma satisfatória para o resultado do negócio.
Reavaliar: alta participação nas receitas mas possuem uma MC % baixa. Geralmente demandam muitos recursos do negócio, mas não geram resultados tão expressivos. Assim é importante reavaliar o preço de venda e os custos variáveis desses itens, pensando em aumentar sua MCU.
Estimular: alta rentabilidade, mas seu potencial de contribuição no resultado está restrito por conta da sua baixa participação na receita. Para esse grupo de itens, é importante estimular as vendas, através do trabalho comercial e de marketing.
Acompanhar: essenciais ao portfólio, é comum chamar esses itens de “carros-chefe”, em geral são os mais rentáveis para o negócio. O trabalho nesses itens deve ser focado em não deixar que percam sua competitividade. Os esforços devem ser no sentido de aumentar a MCU dos produtos ou serviços, seja por uma melhor precificação ou pela redução de custos, e também investir em estratégias comerciais para o aumento das vendas.
É importante sempre lembrar que existem produtos ou serviços que possuem papel estratégico no portfólio.
Por exemplo numa padaria, o pão francês não é necessariamente o item de maior rentabilidade, mas é o principal produto que leva as pessoas a uma padaria. Por isso não se deve eliminar produtos do portfólio sem a visão da sua importância estratégica.
3. ANÁLISE DO PONTO DE EQUILÍBRIO
O ponto de equilíbrio é um indicador de segurança do negócio que mostra o quanto é necessário vender para que as receitas se igualem às despesas e custos. A análise do ponto de equilíbrio utiliza o indicador da margem de contribuição em seu cálculo e é apresentada através de dois indicadores:
PE Econômico = Custo Fixo ÷ IMC
O ponto de equilíbrio econômico consiste no nível de receita de vendas onde o lucro é nulo, ou seja, o ponto onde somada os valores de venda, chegamos ao valor total dos custos.
PE Operacional = Custo Fixo ÷ MC
A análise gráfica demonstra o ponto de equilíbrio destacando a zona de prejuízo e a zona de lucro do negócio. Com esta visão fica clara a dinâmica de resultado do negócio e a importância da gestão de custos e análises complementares, destacando o impacto de alterações em fatores de receita (preço e quantidades), custos variáveis (compras, serviços, armazenamento, mão de obra, etc) e custos fixos (estrutura, administrativo e etc) no resultado econômico e também no caixa do negócio.
É importante utilizar estas ferramentas para projetar cenários e definir metas tanto para subsidiar setores comerciais quando a gestão efetiva das operações e custos relacionados, buscando a maximização dos resultados do negocio. Ao trabalhar melhorias no portfólio através da análise de margem de contribuição definindo estratégias de posicionamento do mix, é possível projetar melhores estratégias para gestão do ponto de equilíbrio. Com base em uma gestão de custos ativa é possível aumentar a zona de lucro do negócio, tornando assim o negócio mais rentável e competitivo.