Introdução
O que é?
Análise SWOT é uma ferramenta, criada na década de 1960, e faz parte do desenvolvimento da escola administrativa intitulada escola do design. O termo “SWOT” tem origem nas palavras Strenghts (Forças), Weaknesses (Fraquezas), Opportunities (oportunidades) e Threats (ameaças). Nesta análise é realizada a avaliação de fatores relacionados à organização e o ambiente em que ela está inserida, utilizando então o cruzamento destas informações para definição de estratégias que permitam a melhoria e manutenção de sua posição frente aos fatores.
Quais os benefícios?
A análise SWOT permite uma análise detalhada de quais são seus pontos fortes e pontos fracos (ambiente interno), e quais são as oportunidades e ameaças (ambiente externo) que podem afetar a organização, ampliando assim a visão sobre a sua situação atual e o ambiente em que está inserida, promovendo uma reflexão sobre os pontos críticos para o seu desenvolvimento. A essência da análise está na matriz SWOT, onde são cruzados os fatores ambientais e evidenciadas as prioridades estratégicas da organização.
Design de estratégia!
A escola do design propõe um modelo de formulação de estratégia que busca atingir uma adequação entre as capacidades internas e as possibilidades externas. A SWOT auxilia no direcionamento da estratégia, explicitando pontos de geração de valor para a organização.
Passo a Passo
Como fazer?
Neste guia preparamos um passo a passo com as principais etapas necessárias para implementação da análise SWOT no seu negócio.
1. REALIZAR ENTREVISTAS (AMBIENTE INTERNO)
O primeiro passo para realizar a análise SWOT é levantar informações sobre a situação atual e o ambiente em que a organização está inserida. As informações sobre o ambiente interno podem ser obtidas ouvindo a opinião de clientes e colaboradores. Para isso deve-se considerar o que eles têm a dizer sobre os produtos e serviços, a imagem da empresa e os processos do negócio. Forças e fraquezas tem origem nos recursos da empresa e nas atividades que executa. Para esta avaliação podemos considerar fatores como:
A partir das opiniões coletadas, uma lista de forças e fraquezas percebidas deve ser criada. Essa determinação é muitas vezes orientada a partir da comparação com concorrentes diretos.
2. CHECKLIST DE OPORTUNIDADES E AMEAÇAS (AMBIENTE EXTERNO)
A organização também deve estar atenta ao ambiente externo, pois ele influencia diretamente nos fatores internos da organização. Avaliar os movimentos de concorrentes, governo, tecnologia e etc, é fundamental para identificar oportunidades e avaliar riscos que possam ocorrer. Assim como no ambiente interno, devemos gerar uma lista com as oportunidades e ameaças identificadas. Para esta identificação, podemos utilizar alguns fatores como base:
As informações sobre oportunidades e ameaças podem ser obtidas através de fontes do setor de atuação, como jornais, relatórios, pesquisas ou ainda através da opinião de especialistas. Outra fonte pode ser a análise competitiva dos concorrentes. Deve-se realizar uma análise futura sobre como os fatores poderão influenciar o negócio.
3. PRIORIZAR OS FATORES MAIS IMPORTANTES (ANÁLISE GUT)
A partir das listas de forças, fraquezas, oportunidades e ameaças, priorizamos os itens que julgamos mais relevantes para o negócio. A priorização de muitos itens pode tornar a análise complexa demais, assim como utilizar poucos itens a torna pouco efetiva. Para a priorização pode-se utilizar técnicas como a GUT (Gravidade, Urgência e Tendência), atribuindo notas aos fatores buscando definir os mais importantes.
4. RELACIONAMENTO DOS FATORES NA MATRIZ
A análise SWOT tem sua essência na matriz SWOT, onde as informações são cruzadas. Nesta etapa precisamos criar relações entre todos os itens priorizados. Os cruzamentos podem ser preenchidos com grau de intensidade da relação, atribuindo uma escala quantitativa para os cruzamento. A escala utilizada pode ter itens como: sem nenhuma relação (0), relação fraca (1), relação moderada (2) e relação forte (3). Isto serve para priorizar os fatores que tem relevância estratégia na matriz. Para realizar o cruzamento e classificar a intensidade das relações podemos utilizar algumas perguntas:
Força versus Oportunidade: A força me ajuda a acessar a oportunidade?
Força versus Ameaça: A força me protege da ameaça?
Fraqueza versus Oportunidade: A fraqueza dificulta acessar a oportunidade?
Fraqueza versus Ameaça: A fraqueza potencializa a ameaça?
O cruzamento de todos itens permite analisar detalhadamente as relações entre ambiente interno e ambiente externo. Neste exemplo cruzamos uma força com uma ameaça:
5. DEFININDO OS QUADRANTES ESTRATÉGICOS
Os quadrantes de ações estratégicas ocorrem através de duas visões: crescimento e sustentabilidade. Com base nos cruzamentos da Matriz SWOT, podemos definir os quadrantes de ações estratégicas através do cruzamento dos itens listados no ambiente interno com o ambiente externo.
Crescimento
Matriz de desenvolvimento: mostra oportunidades onde não temos nenhuma força relacionada. Nela podemos enxergar oportunidades que não estão sendo aproveitadas. Para isto devemos criar forças que permitam acessá-las.
Matriz de restrições: mostra oportunidades onde existe relação de alta intensidade com fraquezas. As fraquezas relacionadas precisam ser superadas para que possam aproveitar as oportunidades.
Matriz de sobrevivência: mostra ameaças onde não há nenhuma força relacionada. São ameaças para as quais não existe uma força de proteção equivalente. É necessário desenvolver forças que auxiliem na minimização das ameaças.
Matriz de riscos: mostra ameaças que possuem relação de alta intensidade com fraquezas. São fraquezas que devem ser eliminadas pois podem facilitar a concretização de ameaças.
Sustentação
Matriz de fortalecimento: mostra forças que tem relação de alta intensidade com oportunidades. São as forças que contribuem para o acesso das oportunidades.
Matriz de proteção: mostra forças que tem relações de alta intensidade com ameaças. São as forças que previnem a concretização de ameaças.
6. PLANO DE AÇÃO
Com base nas matrizes devemos então estabelecer um plano de ação estratégico para atacar os pontos mais importantes revelados pela análise.
A definição do plano de ação deve levar em consideração os quadrantes e as ações estratégicas resultantes do cruzamento da matriz SWOT. Devemos definir a prioridade das ações, os responsáveis e o prazo para a efetivação. Abaixo temos um exemplo de como podemos organizar um plano de ação:
Dessa forma garantimos que os principais pontos levantados pela análise SWOT serão traduzidos em ações efetivas e assim levando a adequação entre as capacidades internas e as possibilidades externas, gerando valor para o negócio e auxiliando na sua manutenção no cenário competitivo.