Introdução
O que é?
A gestão de compras é um tema passa por várias áreas do negócio e interfere diretamente nas atividades da empresa no que se refere ao fornecimento de materiais e no resultado principalmente em termos de custos. Abrange as atividades de cotação de preços, seleção de fornecedores, negociação, compras, recebimento, avaliação de fornecedores, entre outros. É uma área inter-relacionada com a gestão de estoques e auxilia diretamente no controle de materiais.
Quais os benefícios?
Atualmente está cada vez mais claro o papel estratégico de compras, à medida que desempenha impacto direto na competitividade do negócio. Seja pela melhoria do desempenho do fluxo de entrada, através de fatores como preço, prazo e qualidade, ou pelo desenvolvimento e gestão continua dos fornecedores como um elo de fortalecimento das estratégias do negócio.
Passo a Passo
Como fazer?
Neste guia preparamos um passo a passo com as principais etapas necessárias para implementação da gestão de compras no seu negócio.
1. CADASTRO E DEFINIÇÃO ESTRATÉGICA
• Componentes não-críticos: com baixo risco de fornecimento e baixa influência nos resultados da empresa;
• Componentes estratégicos: com elevado risco de fornecimento e elevada influência nos resultados da empresa;
• Componentes de risco: com elevado risco de fornecimento e baixa influência nos resultados na empresa;
• Componentes competitivos: com baixo risco de fornecimento e alta influência nos resultados da empresa.
A avaliação sobre os resultados deve considerar fatores como custo, qualidade, prazo e tecnologia envolvida nos materiais e como isto impacto o resultado do negócio. A avaliação sobre o risco de suprimento deve considerar fatores como o poder de barganha dos fornecedores, o potencial de substituição do fornecedor dos materiais a rivalidade no fornecimento dos materiais e barreiras à entrada de fornecedores.
2. ESTRUTURAÇÃO DAS ROTINAS
Como em qualquer outra área de gestão, compras deve ter rotinas definidas e controles adequados. Para isto é importante definir os principais trabalhos a serem executados, as responsabilidades do time e capacitar as pessoas envolvidas nos processos. Uma forma útil para esta definição é estruturar um fluxograma do processo de compras:
3. COTAÇÕES DE PREÇOS
A cotação de preços é um dos passos fundamentais para a aplicação da gestão de compras pois é um meio de qualificar as escolhas de compras. Seu objetivo é avaliar as práticas de preço, prazo e atendimento ofertado, definir linhas de base para as compras e gerar um histórico das práticas.
Após os processos estarem estruturadas e a equipe capacitada, passa-se a ter rotinas de cotação buscando dados sobre o posicionamento comercial dos fornecedores. Normalmente é realizada uma pesquisa no mercado com no mínimo 03 fornecedores, onde as informações são coletadas e registradas uma base de dados de cotações. Através deste controle é possível avaliar tendências, médias e melhorar o embasamento para compras.
4. COMPRAS
Quando falamos boas práticas de gestão, o ato de comprar, não representa apenas o aceite entre oferta e demanda, também envolve a negociação de preços, prazos, quantidade e a forma de entrega do produto ou serviço, o monitoramento dos pedidos, recebimento e inspeção. Assim práticas e táticas de negociação, por exemplo, são importante para melhorar o desempenho desta área. Alterações no desempenho de compras podem significar menores custos de produtos e tornam a empresa mais competitiva via preço, ou com menos despesas a serem absorvidas. Para uma gestão efetiva é importante documentar seu processo e usar ferramentas auxiliares, abaixo temos um exemplo de estrutura de ordem de compra com informações principais que dão origem a controles e análises:
Uma gestão de compras aprimorada permite maior agilidade no fluxo de entrada de materiais e serviços para a empresa, diminuindo o risco de falta de recursos críticos para os processos do negócio. O profissional de compras deve levar em conta aspectos tributários, técnicos e de qualidade, medidas de eficiência para o pedido (lote econômico de compra), medidas de segurança de estoque, e assegurar a manutenção dos interesses da empresa e o desenvolvimento dos fornecedores.
5. ANÁLISE DOS DADOS
Para estratificar as compras podemos utilizar a Curva ABC. Esta técnica vale-se da Lei de Pareto, ou regra 80/20. Assim, geralmente, 80% das compras de uma organização referem-se a apenas 20% dos itens. Classificando as compras conforme esses princípios, temos:
- Itens A: correspondem a 20% dos itens de compras. Em geral representam 70% do valor de compras;
- Itens B: os 30% seguintes, representando em geral 20% do valor de compras;
- Itens C: os 50% restantes dos itens estocados, representando em geral 10% do valor de compras.
O benefício da análise ABC está na definição de uma gestão eficaz através da identificação dos itens/materiais que merecem maior atenção. Para os itens classificados como A devem pode-se gerar um grupo de trabalho pensando em ações para reduzir seus custos. Já para os itens C, por exemplo, é válido analisar o nível de esforço empregado para alguns itens à medida que alterações neste grupo representam resultados pouco expressivos financeiramente. Com esta visão quantitativa somada a classificação estratégica de materiais, é possível definir ações para melhorar o desempenho de compras e assegurar que a organização seja mais competitiva.
