Introdução
O que é?
Estoques são recursos materiais acumulados em um processo de transformação. Em outras palavras, trata-se dos materiais que a empresa pretende processar ou aqueles que já estão processados. Em alguns tipos de organização, estoques também podem ser quartos, como em hotéis; ou até mesmo pessoas, como em hospitais (neste último caso chamamos o estoque de “filas”). Este guia tratará mais especificamente do estoque de materiais.
Quais os benefícios?
Os estoques existem para dar conta da diferença entre o que é pedido pelo mercado e o tempo que a empresa demora para produzir. Assim, as empresas mantêm estoque para garantir entregas velozes e confiáveis. Contudo, os estoques podem se tornar um problema quando mal dimensionados, pois podem estragar, serem perdidos e tornarem-se obsoletos, além de provavelmente ocuparem um espaço valioso dentro das empresas. Desse modo, talvez mais importante do que manter os estoques, seja controlá-los, uma vez que eles impactam diretamente na saúde da empresa.
O Processo de Gestão de Estoques
A gestão de estoques avalia todo o processo que envolve a entrada, armazenamento e saídas de materiais. Dentro deste processo podemos utilizar diversos controles para nos ajudar a entender exatamente como os materiais estão “fluindo” ao longo do processo. O objetivo é cada vez mais se tenha apenas os materiais necessários, onde são necessários e quando são necessários, reduzindo assim o custo do estoque sem comprometer o atendimento ao cliente.
Passo a Passo
Como fazer?
Neste guia preparamos um passo a passo com as principais etapas necessárias para a implantação de um controle de estoques.
1. DECISÕES ACERCA DOS ESTOQUES
No dia a dia da empresa, os pedidos entram, são processados, armazenados e expedidos. Os responsáveis pela gestão dos estoques precisam tomar uma série de decisões acerca dos mesmos. Em geral, essas decisões podem ser de três tipos: (1) quanto pedir, ou seja, qual deve ser o tamanho dos pedidos enviados para os fornecedores; (2) quando pedir, ou qual o nível do estoque ou período em que devemos realizar esses pedidos e (3) como controlar o sistema de estoques, o que envolve pensar em quais processos devem ser implantados para ajudar na tomada de decisão.
Dica: Tipos de Estoque
Usualmente, consideram-se cinco tipos de estoque: os de segurança, cuja proposta é compensar as flutuações da demanda, garantindo que não haja faltas; os de ciclo, envolvidos em processos que possuem lotes, como fornos de padaria, por exemplo; os de desacoplamento, que surgem entre os processos que não dão conta de fornecer simultaneamente as peças para, por exemplo, uma montagem; os de antecipação, responsáveis por amortecer demandas sazonais, como os produtos natalinos, por exemplo; e, por fim, os estoques de canal, que são os itens em trânsito. Eles surgem no momento em que a empresa fornecedora separa algum material para entrega até o momento em que o cliente efetivamente recebe o material.
Nós também podemos dividir os estoques conforme o seu status de processamento, ou seja, matérias-primas, quando ainda não foram processados; estoque em processo, ou WIP (work-in-process) e produtos acabados, quando a agregação de valor foi concluída.
2. DECIDINDO QUANTO PEDIR
Quando estamos examinando esse aspecto de decisão acerca do estoque, precisamos ter em mente que estamos tratando com dois tipos de custos: o de estoque e o de pedido. A quantidade ideal para um pedido é dada pela relação entre estes dois tipos de custos e pode ser nominada de Lote Econômico de Compra (LEC). Assim, de modo geral, os custos de estoque abrangem os custos de (i) capital empatado, que seriam os custos envolvidos na perda da oportunidade de utilizar o dinheiro investido no estoque para outros fins, (ii) armazenagem e (iii) riscos de obsolescência. Já nos custos de pedido estão contidos os de (i) colocação de pedido, como tarefas de escritório e descontos para grandes quantidades. A fórmula do lote econômico de compra é:
Assim, de modo geral, os custos de estoque abrangem os custos de (i) capital empatado, que seriam os custos envolvidos na perda da oportunidade de utilizar o dinheiro investido no estoque para outros fins, (ii) armazenagem e (iii) riscos de obsolescência. Já nos custos de pedido estão contidos os de (i) colocação de pedido, como tarefas de escritório e descontos para grandes quantidades. A fórmula do lote econômico de compra é:
Por exemplo¹, digamos que uma empresa tenha tido como demanda anual 2.000 unidades do produto X e que essa demanda seja razoavelmente constante. O custo estimado para a colocação de um pedido é R$ 25,00 e os de manutenção de estoque são em torno de 20% do custo anual de aquisição. Cada unidade do produto X é adquirida pela empresa a R$ 60,00. De posse dos dados, basta inseri-los na fórmula do LEC:
É valido notar que 91,287 unidades não é uma quantidade comum de lote de pedido. É possível testar uma quantidade inteira aproximada através do Cálculo de Custo Total para o Plano de Pedidos, o qual segue a fórmula:
Aplicando a mesma às quantidades 91,287 e 100, verificamos que a diferença em reais do custo total é R$ 4,55. Assim, é possível realizar os pedidos com o lote de 100 unidades sem maiores prejuízos.
3. DECIDINDO QUANDO PEDIR
Uma vez que os pedidos não chegam dos fornecedores instantaneamente, também é preciso calcular em que momento esse pedido deve ser realizado. Em geral, esse ponto de ressuprimento é o momento em que o estoque cairá a zero menos o lead time de pedido, ou seja, o tempo transcorrido entre a solicitação ao fornecedor até a chegada da matéria-prima na empresa. Como a demanda e o lead time possuem em geral certa variabilidade, costuma-se acrescentar uma margem (estoque de segurança) a esta equação.
A lógica de verificar sucessivamente a quantidade de estoque existente chama-se revisão contínua. Na prática, significa que o intervalo do pedido irá variar, mas a quantidade do mesmo será fixa. Esse modelo de revisão é interessante, pois se pode ter como quantidade fixa o próprio Lote Econômico. Entretanto, a empresa pode começar a ter problemas quando o giro do estoque é muito alto ou se ela possui uma alta variedade de itens, já que um tempo razoável é demandado para realizar essa conferência. Como alternativa, há a revisão periódica, na qual os intervalos de pedido são fixos e a quantidade é variável. Este intervalo fixo é a relação do LEC sobre a demanda. Usando o exemplo anterior como ponto de partida, temos:
Assim, cabe a cada organização definir o tipo de revisão – contínua ou periódica – conforme as suas particularidades e necessidades. Nada impede que a empresa utilize também um modelo misto, de modo que alguns itens respondam a um tipo de revisão e outro grupo responda ao outro tipo.
Outros dois indicadores que poderão ser definidos
4. CONTROLANDO E APRENDENDO
Tornar toda esta lógica de controle de estoques gerenciável não é uma tarefa fácil. Pensando nisso, temos dois pontos principais a considerar: primeiro, é necessário descriminar os itens em estoque, de modo que cada um seja controlado conforme a sua importância. Segundo, é preciso pensar em processos e controles que consigam dar conta de gerenciar esses itens conforme as suas peculiaridades.
Para estratificar os estoques, em geral usa-se a Curva ABC. Esta técnica vale-se da Lei de Pareto, ou regra 80/20. Assim, geralmente, 80% das vendas de uma organização referem-se a apenas 20% dos itens estocados. Classificando os estoques conforme esses princípios, temos:
- Itens A: correspondem a 20% dos itens estocados, classificados do maior valor até o menor. Em geral representam 70% do valor do estoque;
- Itens B: os 30% seguintes, representando em geral 20% do valor do estoque;
- Itens C: os 50% restantes dos itens estocados, representando em geral 10% do valor do estoque.
Além da Curva ABC tradicional, algumas empresas também adicionam a categoria de Itens D, que podem ser produtos descontinuados ou especiais. Após classificação dos itens, os mesmos podem ser dispostos em um gráfico, conforme a representação a seguir.
Acerca dos processos e controles, podemos dizer que, atualmente, a maioria das empresas utiliza algum recurso computacional para auxiliar na tarefa de gestão do estoque. De modo geral, estes dois pontos são comuns aos procedimentos envolvendo estoques:
- Atualização de registros: as movimentações de estoques – entradas que ocorrem com as compras, ou saídas conforme as vendas, entre algumas outras – precisam ser registradas. É a partir desse registro que é possível determinar a posição dos estoques, ou seja, qual a quantidade de itens que a empresa possui em um momento específico.
- Geração de pedidos: as empresas podem adotar as ordens de compra como documento gerador de pedidos. Porém, qualquer que seja o modo escolhido, é importante que a empresa tenha uma unidade ao pedir para que se possa garantir a ordem. Gerar pedidos por e-mail, telefone e ordem de compra simultaneamente não é uma prática indicada.
Assim como qualquer processo, é importante pensar na gestão dos estoques do início ao fim. Ou seja, planeje todas as etapas, execute o plano, confira a efetividade e corrija o rumo se necessário. Despender um tempo pensando em como ter uma coleta de dados confiável também é importante. De tempos em tempo, toda a empresa passa por “inventários”, onde todos os itens são recontados e as quantidades são corrigidas. Sensibilizar a equipe para a importância da precisão dos estoques pode ser muito útil neste e em outros momentos.
Por fim, outro cuidado essencial é o cadastro dos itens. É comum observamos organizações com cadastros de itens duplicados e obsoletos. Não ter um cadastro organizado impede a gestão eficiente, pois os itens ficam perdidos em um mar de informações equivocadas. Assim, na etapa de planejamento, considere revisar os cadastros da empresa.