Controle de Estoques e Almox – Guia de Gestão

Introdução

O que é?

Estoques são recursos materiais acumulados em um processo de transformação. Em outras palavras, trata-se dos materiais que a empresa pretende processar ou aqueles que já estão processados. Em alguns tipos de organização, estoques também podem ser quartos, como em hotéis; ou até mesmo pessoas, como em hospitais (neste último caso chamamos o estoque de “filas”). Este guia tratará mais especificamente do estoque de materiais.

Quais os benefícios?

Os estoques existem para dar conta da diferença entre o que é pedido pelo mercado e o tempo que a empresa demora para produzir. Assim, as empresas mantêm estoque para garantir entregas velozes e confiáveis. Contudo, os estoques podem se tornar um problema quando mal dimensionados, pois podem estragar, serem perdidos e tornarem-se obsoletos, além de provavelmente ocuparem um espaço valioso dentro das empresas. Desse modo, talvez mais importante do que manter os estoques, seja controlá-los, uma vez que eles impactam diretamente na saúde da empresa. A gestão de estoques precisa contemplar as diferentes perspectivas relacionadas ao estoque como as de vendas, produção e fornecedores.

Perspectiva	Objetivos	Boas Práticas
Clientes Logística Vendas	Garantir que os produtos certos estejam disponíveis no momento e na quantidade necessária para atender às demandas.	– Previsão de demanda assertiva. – Estoques de segurança adequados – Logística eficiente
Produção Processos	Manter estoques com baixo custo, otimizando armazenamento e garantindo o fluxo contínuo de insumos para a produção.	– Controle eficiente de estoques em processo – Organização de espaço – Sistemas integrados de estoque e produção
Compras Fornecedores	Trabalhar com fornecedores confiáveis e diversificar parcerias para elevar qualidade, prazos e diminuir rupturas.	– Gestão de Compras – Análise de risco de suprimentos – Avaliação e desenvolvimento de fornecedores

Em resumo, o principal objetivo é alcançar o equilíbrio para atender as diferentes perspectivas relacionadas ao estoque. Com o uso de estratégias, métodos e ferramentas adequadas, é possível otimizar esse fluxo, assegurando a sustentabilidade e a competitividade da operação.

O Processo de Gestão de Estoques

A gestão de estoques avalia todo o processo que envolve a entrada, armazenamento e saídas de materiais. Dentro deste processo podemos utilizar diversos controles para nos ajudar a entender exatamente como os materiais estão “fluindo” ao longo do processo. O objetivo é cada vez mais se tenha apenas os materiais necessários, onde são necessários e quando são necessários, reduzindo assim o custo do estoque sem comprometer o atendimento ao cliente.

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Passo a Passo

Como fazer?

Neste guia preparamos um passo a passo com as principais etapas necessárias para a implantação de um controle de estoques.

1. Análise Estratégica de Suprimentos

O primeiro passo para uma gestão eficiente de estoques é realizar uma análise estratégica de suprimentos, que envolve compreender profundamente as necessidades do negócio em relação a materiais e recursos. Essa avaliação considera fatores críticos como as condições de mercado, o modelo de negócio e a dinâmica operacional da empresa. Quando bem conduzida, a análise estratégica permite alinhar diretrizes, políticas e processos de forma integrada, assegurando que as decisões relacionadas ao estoque sejam baseadas em dados concretos e alinhadas aos objetivos do negócio. O resultado é uma operação mais ágil, eficiente e preparada para responder às demandas do mercado.

Análise da Demanda

Entender o comportamento da demanda é essencial para definir o tipo e o nível de estoque adequado a cada situação. Essa etapa ajuda a evitar tanto a falta quanto o excesso de produtos, otimizando os recursos e garantindo a satisfação dos clientes.

• Demandas voláteis: Negócios como moda ou eletrônicos sofrem flutuações bruscas na procura, muitas vezes motivadas por tendências ou lançamentos. Para esses setores, estoques de proteção são indispensáveis para evitar rupturas, mesmo em momentos de alta demanda inesperada.
• Demandas sazonais: Setores como sorveterias ou decoração natalina enfrentam picos previsíveis em períodos específicos do ano. O estoque de antecipação, ajustado para esses ciclos, ajuda a atender as vendas sem sobrecarregar a produção.
• Demandas constantes: Negócios com procura estável, como alimentos básicos, podem operar com estoques de ciclo bem planejados, garantindo reposições regulares e consistentes.

Uma análise detalhada do comportamento do cliente e da previsibilidade do mercado é essencial para ajustar os níveis de estoque às necessidades específicas.

Análise do Modelo de Negócio

O modelo de negócio define como os estoques devem ser gerenciados para sustentar as operações de forma eficiente e lucrativa. Isso varia conforme o tipo de empresa, seja ela produtora, varejista ou de outro segmento.

• Produção própria: Empresas que fabricam seus produtos precisam equilibrar estoques de matérias-primas, itens em processo (WIP) e produtos acabados. Esse equilíbrio é essencial para evitar gargalos na produção ou atrasos na entrega ao cliente. Por exemplo, uma fábrica de móveis deve manter matérias-primas como madeira e estofados em níveis adequados, enquanto regula o fluxo de móveis em montagem e produtos finalizados. Já uma indústria de móveis precisa garantir madeira suficiente (matéria-prima), manter o fluxo de itens em montagem (WIP) e gerenciar a disponibilidade de peças acabadas para entrega.
• Varejo: No varejo, a prioridade é manter prateleiras abastecidas para não perder vendas. Os estoques de ciclo e canal desempenham papel crucial nesse contexto. Por exemplo, uma loja de roupas precisa gerenciar estoques nos pontos de venda e em trânsito, assegurando reposição constante e variedade para os consumidores. Já um supermercado deve coordenar o reabastecimento de produtos básicos e gerenciar itens em trânsito para garantir disponibilidade constante.

Análise de Armazenamento

A capacidade de armazenamento impacta diretamente os custos e a eficiência da gestão de estoques. Uma análise cuidadosa deve considerar o espaço disponível, a logística interna e as restrições financeiras. Negócios com limitações de espaço devem buscar alternativas como estoques mínimos ou contratos de fornecimento just-in-time.

• Custos de espaço: Estoques elevados podem gerar gastos desnecessários com armazenamento, como aluguel de galpões ou investimentos em infraestrutura.
• Logística eficiente: Armazenar itens de forma organizada e otimizada reduz o tempo de movimentação e aumenta a produtividade.

Análise Estratégica de Fornecedores e Materiais

Uma boa estratégia de suprimentos começa com uma análise detalhada de fornecedores e materiais, identificando riscos e oportunidades. A matriz Kraljic é uma ferramenta útil para essa avaliação, considerando dois eixos: risco de fornecimento e impacto no negócio. Essa análise ajuda a alinhar a gestão de estoques aos riscos da cadeia de suprimentos.

• Itens estratégicos: Produtos de alto impacto e alto risco exigem parcerias de longo prazo com fornecedores confiáveis.
• Itens alavancáveis: Itens de alto impacto e baixo risco oferecem oportunidades de negociação, onde o poder de barganha é maior.
• Itens não críticos: Itens de baixo impacto e baixo risco podem ser gerenciados de forma simplificada, com estoques mínimos.
• Itens gargalo: Produtos de baixo impacto, mas alto risco, exigem atenção para evitar rupturas, como buscar novos fornecedores.

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Análise de Logística e Canais

A logística, os canais de distribuição e o posicionamento estratégico diante dos clientes desempenham papéis cruciais na gestão de estoques. Mais do que apenas armazenar produtos, é necessário que as empresas pensem na eficiência das entregas, no custo associado à movimentação de mercadorias e, principalmente, na experiência do cliente. Um cliente insatisfeito por não encontrar o produto ou sofrer atrasos na entrega tende a buscar alternativas no mercado, prejudicando a fidelidade à marca e a competitividade da empresa.

• Logística de Entrega: Os estoques impactam diretamente os custos logísticos, especialmente no que diz respeito à distribuição e ao chamado last mile, o último trecho entre o ponto de armazenamento e o cliente final. A proximidade dos estoques em relação ao cliente é um fator determinante para oferecer entregas rápidas e a custos reduzidos. Por exemplos, centros de distribuição regionalizados ou hubs urbanos ajudam a reduzir o tempo e o custo de entrega. Para e-commerces, essa abordagem é essencial para atender expectativas crescentes de prazos curtos, como no caso de entregas em 24 horas. Já estoques centralizados podem reduzir despesas operacionais de armazenagem, mas aumentam os custos de transporte, enquanto estoques descentralizados encurtam o tempo de entrega, porém demandam maior investimento em infraestrutura logística.
• Experiência do Cliente: A experiência do cliente é diretamente influenciada pela disponibilidade e pelo tempo de entrega dos produtos. Estoques bem gerenciados garantem que a empresa esteja pronta para atender demandas, evitando frustrações e fortalecendo a confiança. Garantir que os itens mais procurados estejam sempre disponíveis é um diferencial competitivo. A falta de produtos frequentemente leva o cliente a procurar concorrentes, enfraquecendo a fidelidade à marca.

Análise do Ciclo Operacional e de Caixa

A gestão de estoques está diretamente ligada ao ciclo operacional e ao ciclo de caixa da empresa, além de influenciar a necessidade de capital de giro. Vamos ver abaixo a importância e o impacto das decisões de estoque sobre estes dois aspectos:

• Ciclo operacional: é o tempo necessário para transformar matérias-primas em produtos acabados e vendê-los deve ser considerado para ajustar os níveis de estoque. Por exemplo, negócios com ciclos longos, como a indústria de construção, precisam de estoques maiores para garantir continuidade. Entender o ciclo operacional é fundamental para definição da estratégia de estoque do negócio.

• Ciclo de caixa: O ciclo de caixa está intimamente ligado com o ciclo operacional dado que quanto maior o ciclo operacional, o tempo de estocagem e de produção, normalmente mais tempo separa o fluxo de saídas (compras e pagamentos a fornecedores) e o fluxo de entradas (recebimentos de clientes). Quanto maior o descasamento destes prazos e o volume necessário de estoques maior será a necessidade de capital de giro da empresa, além de custos de imobilizar capital desnecessário, aumentando impactando o fluxo de caixa. Para isso é fundamental adotar práticas como análise ABC para priorizar estoques com maior impacto financeiro e rotação mais rápida.

2. Decisões a cerca do Estoque

Após termos uma análise do âmbito estratégico do estoque precisamos trazer diretrizes para o dia a dia da empresa, onde os pedidos entram, são processados, armazenados e expedidos. Assim, os responsáveis pela gestão dos estoques precisam tomar uma série de decisões acerca dos mesmos. Em geral, essas decisões podem ser de três tipos: (1) quanto pedir, ou seja, qual deve ser o tamanho dos pedidos enviados para os fornecedores; (2) quando pedir, ou qual o nível do estoque ou período em que devemos realizar esses pedidos e (3) como controlar o sistema de estoques, o que envolve pensar em quais processos devem ser implantados para ajudar na tomada de decisão. Estas decisões compõe o que chamamos de política de estoque, que reúnem as diretrizes para que processos relacionados a estoque ocorram alinhados a estratégia definida.

Dica: Entender os Tipos de Estoque

Usualmente, consideram-se cinco tipos de estoque: os de segurança, cuja proposta é compensar as flutuações da demanda, garantindo que não haja faltas; os de ciclo, envolvidos em processos que possuem lotes, como fornos de padaria, por exemplo; os de desacoplamento, que surgem entre os processos que não dão conta de fornecer simultaneamente as peças para, por exemplo, uma montagem; os de antecipação, responsáveis por amortecer demandas sazonais, como os produtos natalinos, por exemplo; e, por fim, os estoques de canal, que são os itens em trânsito. Eles surgem no momento em que a empresa fornecedora separa algum material para entrega até o momento em que o cliente efetivamente recebe o material.

Tipo	Objetivo/Descrição	Exemplo
Estoque de Proteção	Compensar incertezas no fornecimento ou demanda, garantindo continuidade.	Estoque extra de materiais essenciais para evitar paralisações na produção.
Estoque de Ciclo	Atender a demanda entre ciclos de produção ou entrega em lotes.	Pedido mensal de produtos para suprir vendas até a próxima entrega.
Estoque de Antecipação	Preparar-se para demandas previsíveis ou sazonais.	Estoque de produtos natalinos acumulados antes do final do ano.
Estoque de Canal	Representar itens em trânsito na cadeia de suprimentos.	Mercadorias transportadas por caminhões ou navios em trânsito para entrega.

Nós também podemos dividir os estoques conforme o seu status de processamento, ou seja, matérias-primas, quando ainda não foram processados; estoque em processo, ou WIP (work-in-process) e produtos acabados, quando a agregação de valor foi concluída.

Status do Estoque	Objetivo/Descrição	Exemplo
Matérias-Primas	Insumos não processados, utilizados como base para produção.	Uma confeitaria armazena sacos de farinha e açúcar para preparar bolos e doces.
Estoque em Processo (WIP)	Produtos parcialmente fabricados, ainda em fase de produção.	Uma oficina de móveis tem mesas montadas, mas ainda sem pintura ou acabamento.
Produtos Acabados	Produtos finalizados, prontos para venda ou entrega ao cliente.	Uma pequena fábrica de velas possui velas decorativas embaladas e prontas para distribuição em lojas locais.

2. Decidindo “Quanto” Pedir

Quando estamos examinando esse aspecto de decisão acerca do estoque, precisamos ter em mente que estamos tratando com dois tipos de custos: o de estoque e o de pedido. A quantidade ideal para um pedido é dada pela relação entre estes dois tipos de custos e pode ser nominada de Lote Econômico de Compra (LEC). Assim, de modo geral, os custos de estoque abrangem os custos de (i) capital empatado, que seriam os custos envolvidos na perda da oportunidade de utilizar o dinheiro investido no estoque para outros fins, (ii) armazenagem e (iii) riscos de obsolescência. Já nos custos de pedido estão contidos os de (i) colocação de pedido, como tarefas de escritório e descontos para grandes quantidades. A fórmula do lote econômico de compra é:

Assim, de modo geral, os custos de estoque abrangem os custos de (i) capital empatado, que seriam os custos envolvidos na perda da oportunidade de utilizar o dinheiro investido no estoque para outros fins, (ii) armazenagem e (iii) riscos de obsolescência. Já nos custos de pedido estão contidos os de (i) colocação de pedido, como tarefas de escritório e descontos para grandes quantidades. A fórmula do lote econômico de compra é:

Por exemplo¹, digamos que uma empresa tenha tido como demanda anual 2.000 unidades do produto X e que essa demanda seja razoavelmente constante. O custo estimado para a colocação de um pedido é R$ 25,00 e os de manutenção de estoque são em torno de 20% do custo anual de aquisição. Cada unidade do produto X é adquirida pela empresa a R$ 60,00. De posse dos dados, basta inseri-los na fórmula do LEC:

É valido notar que 91,287 unidades não é uma quantidade comum de lote de pedido. É possível testar uma quantidade inteira aproximada através do Cálculo de Custo Total para o Plano de Pedidos, o qual segue a fórmula:

Aplicando a mesma às quantidades 91,287 e 100, verificamos que a diferença em reais do custo total é R$ 4,55. Assim, é possível realizar os pedidos com o lote de 100 unidades sem maiores prejuízos.

Outra questão determinante nesta esfera da política de estoque é a análise estratégica de materiais. Como vimos antes na etapa de análise estratégica, podemos utilizar a matriz estratégica de materiais que nos permite uma avaliação como por exemplo:

	Alto Impacto no Negócio	Baixo Impacto no Negócio
Alto Risco de Suprimento	Itens Estratégicos – Manter estoques de segurança elevados. – Desenvolver fornecedores alternativos para mitigar riscos. – Planejar compras antecipadas para evitar rupturas.	Itens Gargalo – Manter estoques de segurança altos. – Monitorar fornecedores para antecipar problemas. – Diversificar fontes quando possível.
Baixo Risco de Suprimento	Itens Alavancáveis – Manter estoques moderados. – Programar reabastecimento regular. – Focar em eficiência para equilibrar custos e disponibilidade.	Itens Não Críticos – Manter estoques mínimos. – Simplificar o controle e reposições. – Automatizar processos para reduzir custos.

3. Decidindo “Quando” pedir

Uma vez que os pedidos não chegam dos fornecedores instantaneamente, também é preciso calcular em que momento esse pedido deve ser realizado. Em geral, esse ponto de ressuprimento é o momento em que o estoque cairá a zero menos o lead time de pedido, ou seja, o tempo transcorrido entre a solicitação ao fornecedor até a chegada da matéria-prima na empresa. Como a demanda e o lead time possuem em geral certa variabilidade, costuma-se acrescentar uma margem (estoque de segurança) a esta equação.

A lógica de verificar sucessivamente a quantidade de estoque existente chama-se revisão contínua. Na prática, significa que o intervalo do pedido irá variar, mas a quantidade do mesmo será fixa. Esse modelo de revisão é interessante, pois se pode ter como quantidade fixa o próprio Lote Econômico. Entretanto, a empresa pode começar a ter problemas quando o giro do estoque é muito alto ou se ela possui uma alta variedade de itens, já que um tempo razoável é demandado para realizar essa conferência. Como alternativa, há a revisão periódica, na qual os intervalos de pedido são fixos e a quantidade é variável. Este intervalo fixo é a relação do LEC sobre a demanda. Usando o exemplo anterior como ponto de partida, temos:

Assim, cabe a cada organização definir o tipo de revisão – contínua ou periódica – conforme as suas particularidades e necessidades. Nada impede que a empresa utilize também um modelo misto, de modo que alguns itens respondam a um tipo de revisão e outro grupo responda ao outro tipo.

Outros dois indicadores que poderão ser definidos

4. Controlando e Aprendendo

Tornar toda esta lógica de controle de estoques gerenciável não é uma tarefa fácil. Pensando nisso, temos dois pontos principais a considerar: primeiro, é necessário descriminar os itens em estoque, de modo que cada um seja controlado conforme a sua importância. Segundo, é preciso pensar em processos e controles que consigam dar conta de gerenciar esses itens conforme as suas peculiaridades.

Para estratificar os estoques, em geral usa-se a Curva ABC. Esta técnica vale-se da Lei de Pareto, ou regra 80/20. Assim, geralmente, 80% das vendas de uma organização referem-se a apenas 20% dos itens estocados. Classificando os estoques conforme esses princípios, temos:

• Itens A: correspondem a 20% dos itens estocados, classificados do maior valor até o menor. Em geral representam 70% do valor do estoque;
• Itens B: os 30% seguintes, representando em geral 20% do valor do estoque;
• Itens C: os 50% restantes dos itens estocados, representando em geral 10% do valor do estoque.

Além da Curva ABC tradicional, algumas empresas também adicionam a categoria de Itens D, que podem ser produtos descontinuados ou especiais. Após classificação dos itens, os mesmos podem ser dispostos em um gráfico, conforme a representação a seguir.

Matriz Estratégica de Materiais

Acerca dos processos e controles, podemos dizer que, atualmente, a maioria das empresas utiliza algum recurso computacional para auxiliar na tarefa de gestão do estoque. De modo geral, estes dois pontos são comuns aos procedimentos envolvendo estoques:

• Atualização de registros: as movimentações de estoques – entradas que ocorrem com as compras, ou saídas conforme as vendas, entre algumas outras – precisam ser registradas. É a partir desse registro que é possível determinar a posição dos estoques, ou seja, qual a quantidade de itens que a empresa possui em um momento específico.

• Geração de pedidos: as empresas podem adotar as ordens de compra como documento gerador de pedidos. Porém, qualquer que seja o modo escolhido, é importante que a empresa tenha uma unidade ao pedir para que se possa garantir a ordem. Gerar pedidos por e-mail, telefone e ordem de compra simultaneamente não é uma prática indicada.

Assim como qualquer processo, é importante pensar na gestão dos estoques do início ao fim. Ou seja, planeje todas as etapas, execute o plano, confira a efetividade e corrija o rumo se necessário. Despender um tempo pensando em como ter uma coleta de dados confiável também é importante. De tempos em tempo, toda a empresa passa por “inventários”, onde todos os itens são recontados e as quantidades são corrigidas. Sensibilizar a equipe para a importância da precisão dos estoques pode ser muito útil neste e em outros momentos.

Por fim, outro cuidado essencial é o cadastro dos itens. É comum observamos organizações com cadastros de itens duplicados e obsoletos. Não ter um cadastro organizado impede a gestão eficiente, pois os itens ficam perdidos em um mar de informações equivocadas. Assim, na etapa de planejamento, considere revisar os cadastros da empresa.