Introdução
O que é?
O Ciclo PDCA é um método gerencial para a melhoria de processos e solução de problemas. Ele é a base da chamada melhoria contínua. O PDCA pode ser utilizado em qualquer tipo de organização, seja uma empresa privada, uma organização sem fins lucrativos, como uma universidade, ou no setor público. A origem do PDCA é o método científico desenvolvido pelo matemático francês Rene Descartes, tendo sido formulado da maneira conhecida atualmente e popularizado pelo trabalho do consultor em gestão americano Edward Deming, que trabalhou junto as empresas japonesas os conceitos da gestão da qualidade total. sequência lógica de quatro passos que se repetem com o objetivo de obter melhoria contínua
Quais os benefícios?
O PDCA engloba 4 etapas: Plan (Planejar), Do (Executar), Check (Verificar), Act (Agir). O PDCA não é uma ferramenta, ele é um método cíclico que pode ser repetido continuamente. Em cada uma das suas etapas podemos utilizar ferramentas que nos ajudem a atingir os objetivos desejados. Através do PDCA é possível melhorar continuamente os processos, promovendo uma maior organização dos recursos, prevenindo problemas e perdas e otimizando os ganhos.
A essência da melhoria contínua!
Método consiste numa sequência de etapas e passos em busca de resultados. Quando tratamos de melhoria o PDCA é uma importante ferramenta pois propõe uma sequência lógica de quatro passos simples e eficazes com o objetivo de obter melhoria contínua e maior aprendizado.
Passo a Passo
Como fazer?
Neste guia preparamos um passo a passo com as principais etapas necessárias para implementação do ciclo PDCA e promover a melhoria contínua do seu negócio.
1. PLANEJAR (PLAN)
A primeira etapa é planejar. Nessa etapa precisamos definir o problema que queremos solucionar e objetivos que queremos alcançar. Seja um problema já conhecido, como alguma reclamação recorrente de clientes, ou um objetivo novo, como aumentar as vendas da empresa.
Essa é a etapa mais importante do ciclo. Se ela não for bem executada, as etapas seguintes serão comprometidas e dificilmente o resultado desejado será alcançado. Para auxiliar no planejamento podemos usar ferramentas como a análise de Pareto para conhecer os pontos mais importantes a serem endereçados. Abaixo temos um exemplo com uma análise de vendas, onde através de um gráfico são ordenadas os principais clientes e seu resultado no faturamento do negócio:
Com a análise de Pareto temos o % acumulado de cada cliente no total das vendas sendo assim podemos aprofundar a análise atribuindo a classificação ABC de clientes onde:
Esta análise demonstra que existe uma concentração grande de carteira e um potencial de ações para melhorias em relação ao desempenho comercial. Ao fim dessa etapa precisamos ter um plano de ação bem definido e com metas claras a serem alcançadas. A ferramenta 5W2H pode auxiliar na criação do plano de ação.
o 5W2h é uma delas. Este plano define o que precisa ser feito (What), por que (Why), por quem será (Who), onde será feito (Where), quando (When), como será realizado (How), e quanto custará no seu orçamento (How Much).
Vamos responder as perguntas propostas pela ferramenta e entender como elas funcionam:
- O que será realizado? Nesta etapa você irá registrar o objetivo traçado de modo claro e específico.
- Por que? Este é o momento que você justificará a escolha da ação definida na etapa anterior. Nesta etapa é importante deixar claro os benefícios da ação.
- Quem irá executar? Aqui ficará definido quem serão os responsáveis pelo cumprimento do objetivo definido inicialmente. Vale saliantar que o mais indicado é a escolha de uma pessoa como líder e responsável pela ação. Isto permitirá a realização de followup do andamento da atividade.
- Onde? Nesta etapa definimos a delimitação das ações através da definição do local ou abrangência da sua realização.
- Quando? Etapa crucial para a montagem do plano, ela definirá o prazo para a execução das atividades. É importante ser claro, definindo o prazo para início e fim das atividades.
- Como será executado? Este é o momento que você ou sua equipe irão determinar a maneira como será obtida o objetivo proposto na etapa anterior. É importante detalhar ao máximo as atividades da sua ação para que não fiquem dúvidas sobre como será a sua realização.
- Quanto custará? Qualquer ação tomada exige a avaliação do custo benefício para o negócio. Nesta etapa será definido qual o investimento para cumprir a tarefa proposta.
2. EXECUTAR (DO)
A segunda etapa é executar. Nessa etapa vamos executar o plano de ação definido no planejamento. Muitas vezes será necessário buscar conhecimentos novos para a execução e pessoas na organização precisarão ser treinadas. Por exemplo, no caso de um planejamento comercial que tem como objetivo o aumento de vendas, pode ser necessário buscar melhores conhecimentos de marketing para que a equipe execute da melhor forma o plano de ação.
3. CHECAR (CHECK)
A terceira etapa é checar. Após todos os itens do plano de ação terem sido finalizados, é fundamental medir os seus resultados em relação as metas que foram definidas. Nesse momento vamos saber o quão eficaz foram o planejamento e a execução. É importante que o conhecimento adquirido no planejamento e execução seja disseminado, para que os próximos ciclos superem os resultados atingidos.
4. AGIR (ACT)
A quarta etapa é agir. Após conhecermos os resultados atingidos, caso tenham sido satisfatórios, precisamos padronizar o que foi construído, para que o trabalho não se perca e seja necessário resolver os mesmos problemas novamente.
Dicas para utilizar o PDCA:
- Não devemos partir para a execução sem um plano de ação suficientemente bom
- Sempre registrar o que foi executado e medir os resultados
- Ter conhecimento e ferramentas necessários para a execução do plano de ação
- Padronizar os processos que foram melhorados
- Criar processos para prevenção de problemas
