Introdução
O que é?
O fluxo de caixa é uma das ferramentas essenciais para garantir a boa gestão financeira e o equilíbrio do seu negócio. Seu fundamento está no registro das movimentações financeiras (entradas, saídas, contas a pagar e a receber). Mais do que um controle, o fluxo de caixa tem um papel estratégico, possibilitando somar o controle do dia a dia com o planejamento futuro, o que gera embasamento para a tomada de decisões e implementação de ações buscando melhores resultados.
Uma gestão eficiente do fluxo de caixa permite que empresários tenham visibilidade completa da saúde financeira da empresa, identificando gargalos e antecipando necessidades. Com essa clareza, é possível agir de forma preventiva em vez de reativa, ajustando políticas de pagamento, reduzindo custos e aproveitando oportunidades de investimento. Sem essa visão, há um risco maior de surpresas negativas, como falta de capital de giro para honrar compromissos essenciais, prejudicando o crescimento sustentável.
Por isso, conhecer e aplicar corretamente as técnicas de gestão do fluxo de caixa é indispensável para empresas de todos os tamanhos. A previsibilidade financeira proporcionada por essa ferramenta contribui para um crescimento organizado e permite que o negócio se prepare para enfrentar crises ou aproveitar momentos favoráveis do mercado.
Quais os benefícios?
Com a gestão do fluxo de caixa é possível manter controle sobre os registros dos recursos financeiro, identificar as sobras e as necessidades de caixa, gerando assim informações para a atingir o equilíbrio financeiro. Em um cenário de equilíbrio, as entradas e saídas de dinheiro do negócio estão equilibradas: em relação a valores o montante de entradas tende a aumentar em relação ao de saídas, e em relação a prazos, temos ajustados os prazos de recebimento dos clientes e os de pagamento dos fornecedores.
Equilíbrio Financeiro!
O objetivo do fluxo de caixa é assegurar a manutenção do equilíbrio das finanças, o que permite gerar um cenário de sustentabilidade para o desenvolvimento do seu negócio. Para atingir este objetivo é preciso contar com conhecimento, métodos e ferramentas.
Passo a Passo
Como fazer?
Neste guia preparamos um passo a passo com as principais etapas necessárias para implementação da gestão do fluxo de caixa no seu negócio.
1. DEFINIR O PLANO DE CONTAS
A primeira etapa para a implementação da gestão do seu fluxo de caixa é definir o plano de contas gerencial do seu negócio. O plano de contas é uma lista de categorias, das receitas e despesas, que classifica as suas movimentações financeiras. Alguns dos benefícios de ter um plano de contas estruturado são:
- Organização financeira: Facilita o registro e acompanhamento das entradas e saídas.
- Análise de rentabilidade: Ajuda a identificar quais áreas geram maior lucro ou custo.
- Previsibilidade e planejamento: Fornece uma base sólida para projeções de fluxo de caixa.
- Tomada de decisão estratégica: Auxilia na análise de investimentos e controle de despesas.
Importante: O plano de contas gerencial é diferente do plano de contas contábil utilizado por escritórios de contabilidade para fins de registro e demonstração contábil. Seu objetivo é atender as características específicas do negócio e promover uma melhor organização.
O plano de contas gerencial pode ser estruturado considerando as seguintes categorias:
Receitas:
| Categoria | Descrição |
| Vendas | Recebimentos relacionadas às vendas de produtos e serviços. |
| Outras | Recebimentos que não estão relacionadas às atividades principais do negócio. |
| Financeiras | Recebimentos de atividades financeiras, como empréstimos e aplicações financeiras. |
| Investimentos | Recebimentos proveniente da venda de ativos da empresa, como imóveis e veículos. |
Despesas:
| Categoria | Descrição |
| Impostos | Gastos relacionadas à impostos. |
| Custos Variáveis | Gastos que aumentam conforme as vendas, como matérias primas e insumos de produção. |
| Custos Fixos | Gastos que não variam conforme vendas, como salários e custos administrativos. |
| Financeiras | Gastos com serviços financeiros, como juros, parcelas, taxas bancárias e etc. |
| Investimentos | Gastos para aquisição de ativos imóveis, veículos, terrenos e etc. |
Abaixo temos um exemplo de plano de contas gerencial com as respectivas categorias e contas organizadas:
Receitas (Entradas)
| Categoria | Subcategoria | Descrição |
| Vendas | Vendas de Produtos | Receita da comercialização de itens físicos. |
| Vendas de Serviços | Receita pela prestação de serviços. | |
| Receitas Financeiras | Juros Recebidos | Juros sobre empréstimos concedidos. |
| Rendimentos de Aplicações | Receitas de investimentos financeiros. | |
| Outras Receitas | Aluguéis Recebidos | Receita por locação de imóveis ou equipamentos. |
| Royalties | Pagamento pelo uso de propriedade intelectual ou marcas. | |
| Receitas de Investimentos | Venda de Ativos | Venda de equipamentos, veículos ou imóveis. |
Despesas (Saídas)
| Categoria | Subcategoria | Descrição |
| Custos Variáveis | Compra de Matéria-Prima | Insumos necessários para a produção. |
| Embalagens | Materiais para embalagem e envio. | |
| Fretes sobre Vendas | Transporte de mercadorias para clientes. | |
| Custos Fixos | Salários e Encargos | Pagamento de funcionários e encargos sociais. |
| Aluguel | Locação de espaços comerciais ou equipamentos. | |
| Energia Elétrica | Custos com eletricidade. | |
| Internet e Telefonia | Gastos com telecomunicações. | |
| Manutenção de Equipamentos | Reparos e manutenção de máquinas. | |
| Despesas Operacionais e Administrativas | Material de Escritório | Compra de suprimentos para o escritório. |
| Honorários Contábeis | Serviços de contabilidade e consultoria. | |
| Marketing e Publicidade | Investimentos em campanhas e anúncios. | |
| Despesas Financeiras | Juros de Empréstimos | Pagamento de juros bancários. |
| Tarifas Bancárias | Custos com manutenção de contas e serviços bancários. | |
| Multas por Atrasos | Encargos por pagamentos fora do prazo. | |
| Impostos e Contribuições | ICMS, ISS, IRPJ | Tributos sobre vendas e lucros. |
| INSS, FGTS | Contribuições sociais e trabalhistas. | |
| Investimentos | Compra de Equipamentos | Aquisição de máquinas e ferramentas. |
| Aquisição de Veículos | Compra de veículos para uso empresarial. | |
| Obras e Reformas | Melhorias na infraestrutura física. |
2. REALIZAR O CONTROLE DE CAIXA
Com a definição do plano de contas, a segunda etapa é realizar o controle do fluxo de caixa. O controle é feito através dos dados das movimentações dos recursos financeiros da empresa e classificando com base na definições do plano de contas.
Este controle normalmente é realizado diariamente, no momento em que os fatos são realizados, através das Entradas (Receitas) e as Saídas (Despesas). Nesta função do controle, temos as informações do caixa disponível.
Para completar, podemos agregar o controle das Contas a Receber (Previsão de Receitas) e Contas a Pagar (Previsão de Despesas). Esses dois conceitos estão relacionados ao planejamento financeiro da empresa, são as previsões dos negócios que estão em andamento, do que deve entrar e sair do caixa. Normalmente estes lançamentos são realizado semanalmente, tentando antecipar no mínimo três meses à frente. Somando o caixa disponível aos movimentos previstos, temos uma visão das sobras ou necessidades.
As entradas e saídas são fatos que já ocorreram, então permitem ter informações do Realizado para o caixa. As contas a pagar e a receber, são fatos que não ocorreram, permitem olhar para o futuro tendo dimensão do que está Previsto para o caixa. Além das contas a pagar e a receber no horizonte do caixa podem ser somadas as projeções orçamentárias, também chamadas de receitas e despesas projetadas. A soma dos horizontes de tempo geram uma dimensão Gerencial, onde, contando com o que foi realizado e com o que está previsto, é possível analisar cenários para o caixa futuro.
Trabalhando estas três formas, ampliasse a visão do processo financeiro do negócio, com informações adequadas para assegurar decisões assertivas, minimizando erros, fazendo correções necessárias e uma melhor gestão.
3. ANÁLISE GERENCIAL: INDICADORES E CICLO DE CAIXA
A terceira etapa é realizar uma análise dos itens de controle, e avaliar a situação atual e perspectivas para o fluxo de caixa. Com o controle diário e semanal das movimentações financeiras, a análise tem por objetivo checar os lançamentos conforme alguns pontos:
Vencimentos: Monitorar diariamente os lançamentos previstos e vencidos, analisando credores e devedores
Comportamento: Avaliar os períodos do mês de maior concentração de pagamentos e recebimentos e os prazos médios negociados para pagamento e recebimento
Projeções: Projetar as sobras e necessidades, identificando períodos de maior ou menor liquidez
Geradores e ofensores: Identificar as categorias e contas de receita e despesas que geram maior impacto no caixa
Resultado: Realizar um fechamento mensal avaliando a geração de caixa do negócio e disponibilidades
Ciclo de Caixa: Como Gerenciar o Fluxo de Recursos Eficientemente
O ciclo de caixa é uma métrica fundamental na gestão financeira, pois mede o tempo que a empresa leva para transformar investimentos (como compra de insumos) em dinheiro disponível no caixa. Esse ciclo compreende todas as etapas envolvidas, desde a aquisição de matérias-primas até o recebimento das vendas realizadas. Quanto mais curto for o ciclo de caixa, menor será a necessidade de capital de giro, o que torna a operação mais eficiente e sustentável.
Etapas do Ciclo de Caixa:
- Compra de Insumos ou Produtos: A empresa adquire materiais ou mercadorias, registrando uma saída de caixa.
- Estoque e Produção: Os produtos permanecem no estoque até que ocorra o período de produção e sejam vendidos, gerando um período em que os recursos ficam “imobilizados”.
- Venda e Contas a Receber: Quando a empresa realiza a venda, pode receber à vista ou a prazo. No caso de vendas parceladas, surgem contas a receber, estendendo o tempo até o recebimento.
- Recebimento: Assim que o cliente paga, ocorre a entrada de caixa, completando o ciclo.
Cálculo do Ciclo de Caixa:
O ciclo de caixa é determinado pela soma do prazo de estocagem e o prazo de recebimento, menos o prazo de pagamento aos fornecedores.
Fórmula:
Ciclo de Caixa = Prazo de Estocagem + Prazo de Recebimento – Prazo de Pagamento
- Prazo de Estocagem: Tempo médio que o produto permanece em estoque.
- Prazo de Recebimento: Tempo médio para receber os pagamentos dos clientes.
- Prazo de Pagamento: Tempo médio dado para pagar os fornecedores.
Exemplo Prático:
Uma empresa mantém seu estoque por 30 dias, oferece prazo de pagamento aos clientes de 45 dias e tem 20 dias para pagar seus fornecedores. O ciclo de caixa será:
30 dias (estocagem) + 45 dias (recebimento) – 20 dias (pagamento) = 55 dias
Isso significa que a empresa precisa financiar suas operações por 55 dias até que o dinheiro investido retorne ao caixa.
4. TOMAR AÇÕES DE MANUTENÇÃO
O equilíbrio financeiro é resultado da implementação de um bom planejamento, de controles adequados e de decisões assertivas. No último passo temos o processo que busca assegurar o atingimento dos objetivos do fluxo de caixa, através de ações que façam a manutenção do equilíbrio financeiro. Como exemplo de ações de manutenção podemos citar a adequação de prazos com clientes e fornecedores (política comercial e de compras), a redução de custos, o provisionamento em meses anteriores e a cobrança de recebimentos em atraso. Para tomar boas decisões precisamos ter controles confiáveis, análise assertivas e conhecimento em gestão. Além disto, é importante estar atento a algumas situações que podem gerar armadilhas e comprometer o equilíbrio do caixa:
- A redução de vendas, ou mesmo o aumento sem o devido fôlego financeiro
- Compras de longo prazo e recebimento em curto prazo gerando sobras de caixa
- Atraso no recebimento, alta taxa de inadimplência, queda repentina nas vendas
- Antecipação excessiva de vendas e de recebimentos de títulos a vencer
A Integração entre Plano Financeiro, Orçamento e Controle de Caixa
A integração eficaz entre o plano financeiro, o plano orçamentário e o controle de caixa é fundamental para garantir melhores resultados na sua gestão financeira. Entender a lógica de como cada ferramenta se complementa e que na base do controle está o fluxo de caixa com estruturação correta de contas, categorias e controle de caixa e ciclo financeiro, é fundamental para garantir que o negócio suba os degraus do crescimento.
Abaixo explicamos como esses três componentes se complementam:
- O Plano Financeiro Orienta o Orçamento:
- Os objetivos estratégicos definidos no plano financeiro determinam as prioridades orçamentárias.
- Exemplo: Se o objetivo é expandir para novos mercados e crescer receitas, o orçamento alocará recursos para marketing e novas contratações.
- O Orçamento Serve como Base para o Controle de Caixa:
- O plano orçamentário define limites e metas para receitas e despesas, que são executadas e monitoradas no controle de caixa.
- Exemplo: Se o orçamento prevê despesas mensais de R$ 40.000 para anúncios de marketing, o controle de caixa monitora se esses limites estão sendo respeitados.
- O Controle de Caixa Retroalimenta o Orçamento e o Plano Financeiro:
- As variações identificadas no fluxo de caixa ajudam a ajustar o orçamento e até revisar metas financeiras.
- Exemplo: Se as vendas caem abaixo do previsto, o orçamento é revisado para cortar custos e preservar a liquidez.
Conclusão: A Importância do Controle de Caixa na Gestão Financeira
O controle de caixa é essencial para a saúde financeira e o sucesso sustentável de qualquer empresa. Ele não apenas garante a organização das entradas e saídas de recursos, mas também oferece uma base sólida para o planejamento estratégico e a tomada de decisões assertivas. Quando realizado de forma consistente e integrada ao processo de gestão financeira, o controle de caixa permite identificar riscos antecipadamente, como a falta de capital de giro ou períodos de baixa liquidez, além de proporcionar clareza sobre as sobras financeiras que podem ser reinvestidas.
Uma gestão financeira eficiente, que inclua a previsão e monitoramento contínuo do caixa, ajuda a empresa a evitar surpresas negativas, como inadimplências e atrasos nos pagamentos. Além disso, permite a análise de cenários e a elaboração de estratégias proativas, como a renegociação de prazos com fornecedores ou ajustes na política de cobrança com clientes. Empresas que dominam esse processo ganham mais agilidade para enfrentar desafios de mercado e aproveitar oportunidades de crescimento.
Em resumo, o controle de caixa é mais do que uma prática administrativa – é uma ferramenta estratégica para fortalecer o desempenho financeiro e garantir a sustentabilidade do negócio no longo prazo. Com planejamento adequado, disciplina e uso de ferramentas financeiras, a empresa não apenas evita crises, mas também constrói uma base sólida para inovar, crescer e prosperar de maneira segura.
