O fluxo de caixa é um dos controles indispensáveis para a gestão de qualquer negócio. A gestão do fluxo de caixa tem como principal OBJETIVO assegurar a o equilíbrio financeiro da empresa. Porém, muitos empreendedores não exploram todo o potencial desta ferramenta, utilizando apenas como um controle operacional e não atingem este objetivo de forma consistente.
A utilização adequada do controle de fluxo de caixa, utilizando de um método de gestão, pode ser um dos grandes diferenciais do seu negócio, permitindo que ele cresça de maneira sustentável.
Ok, mas o que seria o controle de fluxo de caixa utilizando de um método de gestão?
MÉTODO é a sistemática para atingir resultados e objetivos, e GESTÃO consiste em administrar recursos, que são escassos e limitados.
Então um método de gestão poderia ser resumido em: sistemática de perseguir resultados administrando bem os recursos disponíveis.
Como aplicar um método de gestão ao fluxo de caixa do meu negócio?
Para isto, iremos colocar em prática o fluxo de caixa através de um método consagrado, o PDCA!
O PDCA, é uma sigla em inglês que representa um método de 4 etapas: Planejar (Plan), Executar (Do), Controlar (Check), Agir (Act). O PDCA é também chamado de ciclo, pois as etapas geram uma ação circular de melhoria.
Vamos entender na prática como isto pode ser aplicado ao Fluxo de Caixa!
Planejar:
A primeira etapa é o planejamento. Nela você deverá pensar como atingir seu objetivo. Para isto, você deverá planejar as principais estruturas do seu fluxo de caixa. O quão melhor for seu planejamento, maiores são as chances de sucesso em relação a sua gestão.
No planejamento, você irá definir qual a ferramenta que será utilizada para controle do fluxo de caixa. Exemplos são uma planilha de fluxo de caixa, um sistema de gestão ou até mesmo um livro caixa.
Também é fundamental estruturar as suas contas de entradas e saídas afim de categorizar os registros. Para isto, você deverá definir um plano de contas, listando através de categorias as suas receitas e despesas. Esta definição é fundamental para uma maior organização dos registros e analisar quais as contas tem maior impacto no seu orçamento.
Uma das melhores práticas de planejamento financeiro é a definição de um orçamento mensal. Com base na orçamentação das principais contas de despesa, você poderá acompanhar o seu planejado e o realizado.
Para que seu planejamento seja completo ainda é necessário definir o responsável, suas rotinas e procedimentos para registro e controle do fluxo de caixa. Isto pode ser feito através de um calendário com a periodicidade definida para as rotinas de registro e controle do caixa.
As rotinas que são a base de uma gestão adequada do fluxo de caixa são:
Registro:
– Registro das contas a pagar e a receber previstas, no mínimo semanal
– Registro de entradas e saídas diariamente
Controle:
– Análise da disponibilidade em caixa e de sobras e necessidades previstas, nomínimo semanal
– Monitoramento das cobranças e pagamentos futuros, no mínimo semanal
– Análise de categorias e de ofensores do orçamento (Planejado e Realizado),mensalmente
Terminado a etapa do planejamento, passamos para a prática…
Executar:
Nesta etapa você deverá colocar em prática as definições anteriores, realizando então a execução das atividades de REGISTRO do fluxo de caixa, utilizando a ferramenta definida, conforme as rotinas e procedimentos. Os registros deverão ser categorizados conforme o plano de contas definido e realizados respeitando a sua periodicidade.
Em paralelo à execução está o controle…
Controlar:
Nesta etapa você irá realizar as rotinas de CONTROLE, analisando a disponibilidade e verificando se para os próximos dias ou semanas, haverá sobra ou necessidade de caixa. Também ira realizar o monitoramento de cobranças e pagamentos futuros. O controle final se dará na análise agrupada dos lançamentos conforme as categorias estabelecidas e do quanto impactou no orçamento planejado.
Com base nas medições realizadas no processo, você poderá promover melhorias e adequações…
Agir:
Nesta etapa você irá agir através de ações de manutenção e melhoria, buscando equilibrar o seu fluxo de caixa baseado na informação que os controles estão gerando e vislumbrando os planos e o objetivo do equilíbrio financeiro.
Conforme a análise de sobras e necessidades, poderá ser feito um “jogo de cintura” através de adequação e negociação de prazos de pagamentos e recebimentos, cobranças de recebimentos em atraso e negociação de pagamentos vencidos. Também é importante identificar as categorias e contas que poderão ter maior impacto no seu fluxo de caixa, buscando revisar e adequar as despesas conforme os limites do seu orçamento planejado.
Preparamos uma vídeo aula que traz conhecimentos fundamentais sobre gestão de fluxo de caixa para você por em prática esta ferramenta e acertar na sua gestão.
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