O fluxo de caixa é um dos controles indispensáveis para a gestão de qualquer negócio. A gestão do fluxo de caixa tem como principal OBJETIVO assegurar o equilíbrio financeiro da empresa. Porém, muitos empreendedores não exploram todo o potencial desta ferramenta, utilizando-a apenas como um controle operacional e, por isso, não atingem este objetivo de forma consistente.
O fluxo de caixa não é apenas uma ferramenta para controlar o que entra e sai do caixa da empresa. Ele deve ser utilizado de forma estratégica, para antecipar cenários financeiros e permitir que o gestor tome decisões embasadas. Ao utilizar um controle de fluxo de caixa, é possível prever momentos de escassez ou excesso de recursos, o que facilita ações como negociação de prazos ou novos investimentos. Essa visão ampliada é essencial para garantir a saúde financeira do negócio e evitar problemas inesperados de liquidez.
A utilização adequada do controle de fluxo de caixa, utilizando de um método de gestão, pode ser um dos grandes diferenciais do seu negócio, permitindo que ele cresça de maneira sustentável.
Além disso, a adoção de um sistema ou planilha de fluxo de caixa permite que pequenas empresas, que muitas vezes não possuem gestão financeira estruturada, possam gerenciar suas finanças de forma eficiente. Com uma planilha bem estruturada por exemplo, qualquer empreendedor pode acompanhar o histórico de movimentações financeiras e ter uma visão clara dos momentos em que será necessário buscar capital extra ou conter despesas. O acompanhamento constante por meio dessa ferramenta proporciona uma gestão mais ágil e eficaz.
Ok, mas o que seria o controle de fluxo de caixa utilizando de um método de gestão?
MÉTODO é a sistemática para atingir resultados e objetivos, e GESTÃO consiste em administrar recursos, que são escassos e limitados.
Então, um método de gestão poderia ser resumido em: sistemática de perseguir resultados administrando bem os recursos disponíveis.
Como aplicar um método de gestão ao fluxo de caixa do meu negócio?
Para isto, iremos colocar em prática o fluxo de caixa através de um método consagrado, o PDCA!
O PDCA é uma sigla em inglês que representa um método de 4 etapas: Planejar (Plan), Executar (Do), Controlar (Check), Agir (Act). O PDCA é também chamado de ciclo, pois as etapas geram uma ação circular de melhoria.
Vamos entender na prática como isto pode ser aplicado ao fluxo de caixa!
Planejar: Rotinas de Gestão de Caixa
A primeira etapa é o planejamento. Nela, você deverá pensar em como atingir seu objetivo. Para isto, você deverá planejar as principais estruturas do seu fluxo de caixa. O quão melhor for seu planejamento, maiores são as chances de sucesso em relação à sua gestão.
No planejamento, você irá definir qual a ferramenta que será utilizada para controle do fluxo de caixa. Exemplos são uma planilha de fluxo de caixa, um sistema de gestão ou até mesmo um livro caixa.
Também é fundamental estruturar as suas contas de entradas e saídas, a fim de categorizar os registros. Para isto, você deverá definir um plano de contas, listando, através de categorias, as suas receitas e despesas. Esta definição é fundamental para uma maior organização dos registros e analisar quais as contas têm maior impacto no seu orçamento.
Uma das melhores práticas de planejamento financeiro é a definição de um orçamento mensal. Com base na orçamentação das principais contas de despesa, você poderá acompanhar o seu planejado e o realizado.
No momento de planejar o seu fluxo de caixa, uma planilha de fluxo de caixa bem configurada oferece flexibilidade e customização. Ela pode ser adaptada para incluir diversas categorias de despesas e receitas, ajustando-se às particularidades de cada negócio. Essa personalização é uma das grandes vantagens da planilha, pois permite que o gestor tenha um controle preciso sobre onde os recursos estão sendo aplicados e quais setores estão gerando maior retorno.
Para que seu planejamento seja completo, ainda é necessário definir o responsável, suas rotinas e procedimentos para registro e controle do fluxo de caixa. Isto pode ser feito através de um calendário com a periodicidade definida para as rotinas de registro e controle do caixa.
As rotinas que são a base de uma gestão adequada do fluxo de caixa são:
Registro de Caixa:
– Registro das contas a pagar e a receber previstas, no mínimo semanal
– Registro de entradas e saídas diariamente
Controle de Caixa:
– Análise da disponibilidade em caixa e de sobras e necessidades previstas, no mínimo semanal
– Monitoramento das cobranças e pagamentos futuros, no mínimo semanal
– Análise de categorias e de ofensores do orçamento (Planejado e Realizado), mensalmente
Terminado a etapa do planejamento, passamos para a prática…
Executar: Registros de Entradas e Saídas de Caixa
Nesta etapa, você deverá colocar em prática as definições anteriores, realizando então a execução das atividades de REGISTRO do fluxo de caixa, utilizando a ferramenta definida, conforme as rotinas e procedimentos. Os registros deverão ser categorizados conforme o plano de contas definido e realizados respeitando a sua periodicidade.
Em paralelo à execução está o controle…
Controlar: Monitorar as Movimentações do Caixa
Nesta etapa, você irá realizar as rotinas de CONTROLE, analisando a disponibilidade e verificando se, para os próximos dias ou semanas, haverá sobra ou necessidade de caixa. Também irá realizar o monitoramento de cobranças e pagamentos futuros. O controle final se dará na análise agrupada dos lançamentos conforme as categorias estabelecidas e do quanto impactou no orçamento planejado.
Ao longo do processo de controle do fluxo de caixa, o uso de uma planilha de fluxo de caixa facilita a visualização de períodos com maior ou menor liquidez. Com esse recurso, o gestor consegue identificar padrões sazonais nas finanças da empresa e se preparar para eles com antecedência, ajustando as operações e negociando com fornecedores ou clientes, caso necessário. Um bom controle financeiro depende, em grande parte, da capacidade de prever e agir com base nas informações coletadas pela planilha.
Com base nas medições realizadas no processo, você poderá promover melhorias e adequações…
Agir: Equilibrar o fluxo de Caixa
Nesta etapa, você irá agir através de ações de manutenção e melhoria, buscando equilibrar o seu fluxo de caixa baseado na informação que os controles estão gerando e vislumbrando os planos e o objetivo do equilíbrio financeiro.
Para manter a consistência na gestão, é fundamental que os dados registrados na planilha de fluxo de caixa sejam constantemente analisados e atualizados. Isso permite que o processo de agir seja baseado em informações reais e confiáveis. A planilha deve ser revisada periodicamente para garantir que todas as categorias estão sendo corretamente preenchidas e que os resultados financeiros estão alinhados com as metas do negócio.
Conforme a análise de sobras e necessidades, poderá ser feito um “jogo de cintura” através de adequação e negociação de prazos de pagamentos e recebimentos, cobranças de recebimentos em atraso e negociação de pagamentos vencidos. Também é importante identificar as categorias e contas que poderão ter maior impacto no seu fluxo de caixa, buscando revisar e adequar as despesas conforme os limites do seu orçamento planejado.
Preparamos uma vídeo aula que traz conhecimentos fundamentais sobre gestão de fluxo de caixa para você pôr em prática esta ferramenta e acertar na sua gestão.
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