A gestão de estoque é um dos pilares mais importantes para o sucesso de qualquer negócio que trabalhe com produtos físicos, seja no varejo, indústrias ou distribuidores. Repor o estoque no momento certo garante que sua empresa continue operando sem interrupções, evita a perda de vendas e melhora a satisfação do cliente. Por outro lado, falhas na reposição de estoque podem resultar em perda de oportunidades de venda, custos adicionais ou até o acúmulo de produtos obsoletos.
Os materiais que ainda serão processados e os que já foram processados são os elementos que compõem o estoque de uma empresa. O correto controle do estoque é fundamental, visto que quando mal dimensionados, eles podem vir a se tornar um problema: podem ocupar muito espaço, estragar, serem extraviados ou se tornarem obsoletos.
Por outro lado, uma das maneiras de garantir velocidade e credibilidade nas entregas, pode ser utilizando-se de um estoque satisfatório. Conheça agora alguns pontos importantes a serem considerados para controlar o estoque e saber exatamente quando é o momento de realizar sua reposição.
Monitore o Giro de Estoque
O giro de estoque é um indicador essencial para saber o quão rápido os seus produtos são vendidos e precisam ser repostos. Este indicador mede a quantidade de vezes que um item é vendido e reposto dentro de um período, geralmente mensal ou anual.
Fórmula do Giro de Estoque:
Imagine que uma loja de esportes tem um estoque médio mensal de 500 pares de tênis. Ao longo do ano, a loja vende 2.000 pares. Para calcular o giro de estoque, aplicamos a fórmula:
Isso significa que o estoque de tênis foi completamente renovado 4 vezes ao longo do ano. Um giro de estoque de 4 indica que o produto tem uma boa rotatividade, com o estoque sendo vendido e reposto regularmente.
Um giro de estoque alto indica que os produtos estão sendo vendidos com rapidez, sugerindo uma demanda consistente e uma boa gestão de estoque. Isso é positivo, pois evita o acúmulo de produtos e mantém os custos de armazenagem controlados. Um giro de estoque baixo poderia indicar que os tênis estão demorando para sair, o que pode ser um sinal de estoque excessivo ou baixa demanda, exigindo possíveis ajustes, como promoções para acelerar as vendas.
Ao monitorar o giro de estoque, a loja pode tomar decisões mais acertadas sobre quando e quanto repor e se precisa ajustar suas estratégias de marketing ou vendas para melhorar a rotatividade dos produtos.
Importante: não existe um número fixo que defina se o giro de estoque é bom ou ruim; ele deve ser avaliado com base no segmento de mercado, ciclo de vida do produto, sazonalidade e condições específicas de cada negócio.
Fatores a Considerar ao Analisar o Giro de Estoque
Segmento de Negócio
- Produtos perecíveis, como alimentos, têm um giro de estoque mais alto porque precisam ser vendidos rapidamente para evitar perdas. Já produtos como eletrônicos ou móveis, que têm um ciclo de vida mais longo, podem ter um giro mais baixo, o que é aceitável dentro de seus respectivos segmentos.
- Por exemplo, um giro de 2 ou 3 pode ser considerado bom em uma loja de eletrodomésticos, mas seria um sinal de problemas em uma padaria que vende itens com prazo de validade curto.
Ciclo de Vida do Produto
- Produtos em fase de lançamento ou com alta demanda, como novos modelos de smartphones ou moda sazonal, tendem a ter um giro de estoque alto. Produtos em declínio, como tecnologias mais antigas, podem ter um giro de estoque mais baixo, o que pode exigir estratégias de liquidação para liberar o estoque.
Demanda Sazonal
- O giro de estoque pode variar conforme a sazonalidade. Produtos como brinquedos podem ter um giro alto durante o período de festas, enquanto o giro será naturalmente mais baixo em meses fora de temporada. Para esse tipo de produto, um giro baixo fora de temporada pode ser considerado normal.
Prazo de Reposição dos Fornecedores
- Se um fornecedor tem um prazo de entrega mais longo, pode ser necessário manter um estoque maior e aceitar um giro de estoque mais baixo para evitar rupturas de estoque. Em contrapartida, com fornecedores que oferecem prazos curtos de entrega, é possível trabalhar com estoques menores e um giro mais alto.
Custo de Armazenagem
- Produtos com alto custo de armazenagem ou que ocupam muito espaço, como veículos ou móveis, geralmente exigem um giro de estoque mais alto para evitar despesas desnecessárias com estocagem. Por outro lado, itens com baixo custo de armazenagem podem tolerar um giro mais baixo, já que o impacto financeiro de mantê-los no estoque é menor.
Atente para o Ponto de Ressuprimento
Uma das ferramentas mais eficazes para saber a hora certa de repor o estoque é o ponto de reposição (ou ponto de pedido). O ponto de reposição indica o nível de estoque em que o pedido de reposição deve ser feito para garantir que os produtos não fiquem indisponíveis até a chegada do novo lote.
Esse ponto é alcançado através da equação: momento em que o estoque irá zerar menos o tempo decorrido entre a solicitação ao fornecedor até a chegada da matéria-prima na empresa (também chamado de lead time).
Para calcular o ponto de reposição, utilize a fórmula:
Onde:
- Consumo Médio Diário: Quantidade média de itens vendidos por dia.
- Tempo de Reposição: Quantidade de dias que o fornecedor leva para entregar o pedido.
- Estoque de Segurança: Quantidade extra de produtos para cobrir variações na demanda ou atrasos de fornecedores.
O estoque de segurança é uma reserva de produtos que cobre a demanda em caso de imprevistos, como atrasos de fornecedores ou variações na demanda. Esse cálculo é essencial para manter um equilíbrio entre evitar rupturas e não sobrecarregar o capital imobilizado em excesso de estoque.
Voltando ao nosso exemplo, imagine que nossa loja de esportes vende, em média, 10 pares de tênis de por dia, e o fornecedor leva 15 dias para entregar os novos pedidos. Além disso, a loja deseja manter um estoque de segurança de 30 pares para evitar rupturas de estoque em caso de atrasos na entrega.
Isso significa que, sempre que o estoque de tênis de corrida cair para 180 pares, é hora de fazer um novo pedido ao fornecedor. Esse cálculo garante que a loja terá produtos suficientes para continuar atendendo a demanda durante o período de reposição e que não ficará sem estoque se houver variações na demanda ou atrasos na entrega.
Calcular o ponto de reposição ajuda a evitar tanto a ruptura de estoque (quando a loja fica sem produtos para vender) quanto o excesso de estoque (que pode gerar custos adicionais de armazenagem). Além disso, ao usar o estoque de segurança, você consegue se preparar para imprevistos, garantindo que seu negócio tenha uma operação contínua e sem interrupções.
Tenha um estoque de segurança
Manter um estoque de segurança é fundamental para garantir que o seu negócio não sofra com rupturas de estoque em períodos de alta demanda ou em casos de atrasos no fornecimento. O estoque de segurança funciona como um “colchão de proteção”, permitindo que a empresa continue a operar normalmente, mesmo diante de variações inesperadas.
Para otimizar o cálculo do tempo de ressuprimento e garantir que seu estoque esteja sempre preparado, é fundamental realizar um estudo para definição do estoque de segurança. Esse estudo leva em conta variáveis importantes, como:
- Variação na demanda: Se as vendas do produto forem muito voláteis, o estoque de segurança precisará ser maior para cobrir os picos de demanda.
- Variação no lead-time: Caso o fornecedor tenha prazos de entrega irregulares, a empresa deve aumentar o estoque de segurança para cobrir eventuais atrasos.
- Criticidade do produto: Produtos essenciais para a operação ou que têm alta demanda precisam de um estoque de segurança maior.
Uma fórmula simples que pode ser usada para calcular o estoque de segurança é:
Onde:
- Lead-Time Máximo: O tempo máximo que o fornecedor pode demorar para entregar os produtos.
- Lead-Time Médio: O tempo médio de entrega do fornecedor.
- Consumo Médio Diário: A quantidade média de produtos vendidos por dia.
Supondo que a loja de esportes do nosso exemplo tenha um consumo médio diário de 10 pares de tênis e que o fornecedor tenha um lead-time médio de 10 dias, mas, em algumas ocasiões, o prazo de entrega chega a 15 dias.
Investir em um cálculo preciso e monitoramento constante do estoque de segurança, em conjunto com o ponto de reposição, ajudará a sua empresa a manter um fluxo de operações contínuo e eficiente, minimizando riscos e maximizando o desempenho do negócio.
Realize Revisões Contínuas de Inventário
Uma prática importante na gestão de estoques é a revisão contínua de inventário. Nesse método, as verificações e ajustes de estoque são feitos sucessivamente, monitorando constantemente o nível de estoque de cada item. Em termos práticos, essa revisão é indicada quando o intervalo entre os pedidos varia, mas a quantidade de reposição é fixa.
Ao utilizar a revisão contínua, a empresa tem uma visão precisa e atualizada do nível de estoque, o que facilita a reposição no momento exato em que os itens atingem o ponto de reposição. Esse método é especialmente útil para empresas que trabalham com produtos de alta demanda ou cujo prazo de entrega do fornecedor é imprevisível.
Vantagens da Revisão Contínua:
- Maior precisão no controle de estoque, pois as verificações são constantes;
- Evita rupturas de estoque em itens críticos;
- Garante uma reposição ágil e eficaz, reduzindo o risco de perdas.
Exemplo Prático: Imagine uma loja de eletrônicos que monitora o estoque de carregadores de celular em tempo real. Assim que o estoque cai para o ponto de reposição, um novo pedido é feito automaticamente, evitando a falta do produto.
Ou Realize Revisões Periódicas de Estoque
Quando a empresa possui um giro de estoque muito alto ou trabalha com grande variedade de itens, o método de revisão contínua pode demandar muito tempo e recursos. Nesse caso, a melhor opção é a revisão periódica de estoque, onde as verificações são feitas em intervalos de tempo fixos, independentemente do nível atual de estoque.
A revisão periódica é geralmente indicada para empresas em que os intervalos de pedido são fixos, mas a quantidade de reposição é variável. Esse método é amplamente utilizado por empresas com múltiplos produtos, pois torna o processo de controle de estoque mais simples e sistemático, permitindo um planejamento mais amplo em relação às reposições.
Vantagens da Revisão Periódica:
- Redução do tempo e dos recursos necessários para o controle de estoque;
- Melhor adaptação para empresas com grande volume de produtos ou variação de demanda;
- Facilita o planejamento de compras em datas fixas, otimizando a logística de pedidos.
Exemplo Prático: Uma loja de vestuário que realiza revisões de estoque a cada final de mês. Nesse processo, ela verifica o saldo de itens como camisetas e calças, ajustando o pedido de acordo com o volume de vendas daquele mês.
Qual Método de revisão escolher?
A escolha entre revisão contínua e revisão periódica depende das necessidades operacionais da sua empresa:
- Para produtos de alta demanda ou itens críticos, a revisão contínua oferece maior controle e precisão.
- Para empresas com grande variedade de produtos ou giro de estoque muito elevado, a revisão periódica pode ser mais eficiente e prática.
Independentemente do método escolhido, é importante garantir que o controle de estoque esteja alinhado com o fluxo de demanda e as metas de reposição da empresa, evitando tanto a falta de produtos quanto o excesso de mercadorias no armazém.
Ainda é possível mesclar os dois tipos de revisões, caso seja essa a opção mais viável e benéfica. Determinados itens podem passar por revisão contínua e outros, por periódicas, por exemplo. A aplicação desse modelo misto dependerá das particularidades e necessidades da empresa.
Conclusão
Saber a hora certa de repor o estoque é essencial para evitar prejuízos e melhorar o desempenho do seu negócio. Implementar boas práticas de gestão, como monitorar o giro de estoque, definir o ponto de reposição, prever demandas sazonais e utilizar sistemas automatizados, permitirá que sua empresa mantenha a disponibilidade de produtos sem comprometer o capital imobilizado. A combinação dessas estratégias garantirá um equilíbrio ideal entre manter o fluxo de vendas e controlar os custos.
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